Почему автоматизация иногда делает бизнес дороже, а не эффективнее

Автоматизировали бизнес — расходы выросли. Где компании допускают главную ошибку?

Автоматизация стала практически обязательным пунктом стратегии развития. Компании покупают программные продукты, интегрируют сервисы, создают цифровые процессы и рассчитывают на снижение затрат.

Но иногда происходит обратное.

Количество программ увеличивается. Расходы на лицензии растут. Сотрудники тратят время на заполнение нескольких систем. Для поддержки инфраструктуры требуются новые специалисты.

При этом производительность практически не меняется.

Почему?

Потому что автоматизация неэффективного процесса может сделать его просто более дорогим и технологичным.

Представьте компанию, где согласование договора проходит через семь руководителей. Руководство решает автоматизировать процесс и внедряет электронную систему.

Теперь договор проходит через те же семь согласований, только в цифровом виде.

Время немного сократилось. Но основная проблема осталась: никто не проверил, действительно ли необходимы все семь этапов.

Четыре уровня управленческой ошибки

Бессознательное. Новая технология может создавать ощущение прогресса и контроля. Собственник видит современную систему и воспринимает ее внедрение как доказательство развития компании.

Мышление. Формируется убеждение: «Если автоматизировать процесс, он станет эффективным». Но технология не способна самостоятельно определить, какие действия вообще не создают ценности.

Действия. Компания внедряет программу, обучает сотрудников и переносит существующие операции в новую среду, практически не меняя сам процесс.

Инструменты. При этом отсутствуют карта процесса, расчет трудозатрат, показатели качества и экономическое обоснование внедрения.

Что необходимо сделать до покупки программы?

Сначала описать существующий процесс. Не так, как он выглядит в регламенте, а так, как сотрудники реально его выполняют.

Затем определить, какие действия создают ценность для клиента или обеспечивают необходимый контроль, а какие существуют исключительно по историческим причинам.

После этого убрать лишние этапы, перераспределить полномочия и только затем выбирать инструмент автоматизации.

Допустим, компания тратит 600 часов ежемесячно на обработку документов. После пересмотра процесса выясняется, что 200 часов связаны с дублированием информации и ненужными согласованиями.

Эти затраты можно устранить еще до внедрения сложного программного решения.

А оставшиеся операции автоматизировать уже на основе оптимизированного процесса.

Еще один важный вопрос

Кто будет отвечать за фактический экономический эффект?

Не за запуск системы.

Не за количество подключенных пользователей.

А за сокращение трудозатрат, ошибок, сроков или увеличение пропускной способности.

Без такого показателя автоматизация легко превращается в самостоятельный проект, существующий ради собственного завершения.

В моей методологии инструменты являются четвертым уровнем. До них необходимо понимать, какие внутренние установки, управленческие решения и реальные действия сформировали существующую систему.

Иногда бизнесу действительно нужна дорогая технология.

А иногда достаточно перестать делать то, что вообще не должно было выполняться.

Вы считаете экономический результат автоматизации после внедрения — или ограничиваетесь фактом успешного запуска?

#бизнес #автоматизация #финансы #эффективность #управление #консалтинг