Сервис - ч.9. Электронный документооборот как конкурентное преимущество: единый реестр, архив и выгрузка
Девятая статья цикла о сервисе - про электронный документооборот.
На первый взгляд тема понятная.
Но на деле это один из самых мощных инструментов внешнего сервиса: с документами работают не только технические заказчики и кладовщики, но и бухгалтерия, юристы, снабжение.
И если вы делаете их работу за них - вас выбирают.
______________
✅ Единый реестр: с чего все начинается
В предыдущих статьях я рассказывал про единое окно - когда все входящие звонки и документы идут через один адрес, один домен, один номер телефона. Это нужно не только для удобства клиента, а чтобы внутри компании формировался единый реестр всех входящих документов.
У нас все сканы документов контрагентов, вся электронная переписка и все исходящие документы сохраняются. Ведется архив всех документов в электронном виде.
👉 По своему опыту я однозначно уверен:
Там, где документы превращаются в систему, - рождается СЕРВИС, который не скопировать.
______________
✅ Бумажная папка на каждого контрагента
В своей компании мы дублируем это и в бумаге.
На каждого контрагента есть папка, где в календарном порядке, в иерархии, сложены все входящие и исходящие документы.
Берешь папку, листаешь - и видишь историю.
Все подшито, у каждого документа стоит штампик с номером входящего и датой.
На некоторые компании уже по две-три такие папки сформировали.
Документ не теряется - он имеет статус реального документа, а не просто бумажки.
Параллельно ведется общий реестр в электронном виде: номер, дата, контрагент, тип документа, сумма, статус.
И все это делается на 80% автоматически, с 2002года!
______________
✅ Что это дает
Первое - удобство работы своих сотрудников.
Если менеджер ушел в отпуск, заболел или уволился, работу можно перехватить без потери качества для клиента.
Второй нюанс мы обнаружили случайно.
_____________
✅ Случай с затопленной бухгалтерией
У одного клиента затопило бухгалтерию, документы погибли, налоговая потребовала восстановить первичные документы.
Для клиента это была серьезная работа: большой ассортимент, большие суммы, число сделок.
Мы просто взяли весь реестр, Распечатали, скопировали и отправили клиенту - весь архив документооборота за два года, включая электронную переписку.
Руководитель и бухгалтерия клиента были нам очень благодарны.
_____________
✅ Выгрузка в 1С: сервис для бухгалтерии клиента
Говорю о своем опыте, которому больше двадцати лет.
Проблема: большой объем номенклатуры приходит к клиенту, бухгалтер вручную вбивает весь приход в 1С. Это долго и рискованно.
Мы сделали так, что наша ERP-система генерирует готовые файлы в формате 1С и отсылает их контрагентам. Они получают файл - и весь приход автоматически становится в их 1С.
Раньше на оприходование 200 позиций уходило 2-4 часа с ошибками. Теперь - 7-8 секунд без ошибок.
____________
✅ Философия: сделайте сотрудников Клиента «ленивыми»
Когда вы оказываете такой сервис, главный бухгалтер будет вам только благодарен. И когда встанет вопрос, кому платить из поставщиков, он выберет ту компанию, с кем работать комфортнее.
Смотрите шире, чем на технического заказчика: бухгалтерия, юристы, снабжение, логистика.
Делайте максимально возможную работу за них заранее.
Сделайте их «ленивыми» - и они будут выбирать вас.
Это не только ваше конкурентное преимущество, это еще становится элементом корпоративной культуры вашей Компании.
____________
✅ Вывод
Электронный документооборот - это:
- надежность (архив спасает в критических ситуациях),
- преемственность (работа не останавливается при смене сотрудников),
- забота о клиенте (вы решаете его проблемы до того, как он о них попросит),
- конкурентное преимущество (вас выбирают, потому что с вами комфортно).
Внешний сервис - это когда ты думаешь не только о своей работе, но и о работе тех, кто на той стороне. И делаешь часть ее за них.
____________
❓ А как вы храните документы по клиентам?
Есть ли у вас единый реестр, который переживает смену сотрудников?
Делаете ли что-то за бухгалтерию и снабжение клиента заранее?
Делитесь кейсами в комментариях.
____________
📎 Полная версия статьи - на моем сайте
🏆 Успехов Вам и вашему Бизнесу!
#бизнес #документооборот #клиентскийсервис #продажи #управлениебизнесом #сервис #владиславсокольников #конструкторзп