Случайно увидел акт сверки с контрагентом, который подготовила бухгалтерия. И поймал себя на мысли, что стандартный Акт сверки - это документ для бухгалтера, а не для руководителя.
Давайте разберемся, почему это так и как я решил эту задачу.
----
🎯 Проблема
Акт сверки не показывает руководителю главного.
Мы привыкли, что Акт сверки - это документ из недр бухгалтерии, где дебет, кредит, сальдо.
Мы все в них путаемся.
И почему-то считаем, что лица, принимающие решения на стороне контрагента, берут этот документ в руки и однозначно понимают, что происходит.
----
🎯 Реальный случай
Было две сделки с поставщиком.
Мы, как покупатели, перечислили предоплату за два заказа с разными сроками поставки.
Поставщик отгружал частями и с задержками. С января по конец апреля.
Стандартный акт сверки (см. таблицу) показывает, что поставщик в итоге должен нам 13 000 рублей.
Обороты за период - порядка 900 000 рублей, остаток - 13 000.
На первый взгляд - мелочь.
При таких оборотах руководитель поставщика, глядя на акт, скажет: «Ну, заплачу через неделю-две».
И это вроде логично:
- на фоне больших оборотов - цифра не критичная,
- срочности нет.
----
🎯 Но это не так
Ситуация в том, что поставщик долгое время был должен нам не деньги, а товар.
Он нарушил свои обязательства по срокам отгрузки.
И по договору за это полагаются штрафные санкции - 0,5% за каждый день просрочки.
Если подойти формально, - речь идет не о 13.000 рублей, а еще о 142.215 рублей штрафных пеней.
И вот эту разницу стандартный Акт сверки не показывает.
Он показывает только баланс на текущую дату, а не историю нарушений.
-----
🎯 График вместо стандартной таблицы
Я решил визуализировать состояние взаиморасчетов.
Сделать так, чтобы контрагент (и я сам) видел не просто «кто кому должен сегодня», а когда и на сколько были нарушены обязательства.
🔍 Вот как выглядит график по тому же примеру
Из графика четко видно, что поставщик фактически 2 месяца был должен мне по своим обязательствам на сумму более 500.000 рублей.
На этом графике каждая точка - это конкретная дата.
Линия - это сумма задолженности поставщика перед нами по обязательствам (не по деньгам, а по товару, который он должен был отгрузить).
Чем выше и длиннее линия над нулем, тем больше и дольше поставщик нарушал свои обязательства.
----
🎯 Чем график для руководителя лучше, чем стандартная таблица?
Когда я отправляю контрагенту не просто Акт сверки, а еще и такой график, он видит картину целиком:
- «Блин, я так долго был должен товар...»
- «Если подойти формально, то сумма штрафных санкций - 142 215 рублей»
Психологически это начинает работать по-другому.
Сумма в 13.000 рублей на фоне общей картины становится не просто «мелочью», а предметом разбирательства.
🔥 И контрагент начинает платить быстрее
-----
🎯 Как внедрить это в своей компании
Чтобы вести такой учет, необходимо:
- 1. Настроить CRM-систему под учет финансовых взаиморасчетов по каждой сделке. Важно фиксировать условия: сроки отгрузки, сроки оплаты, санкции.
- 2. Учитывать обязательства по каждой сделке отдельно. У каждой сделки свои сроки.
- 3. Строить сводный график по всем сделкам с контрагентом. Это даст полную картину.
Готового шаблона нет, - в каждой компании своя информационная система. Но идея работает в любом бизнесе.
Мой опыт:
Внедрял такой подход в своем бизнесе и в более чем 20 компаниях своих клиентов.
Результат:
- оплата происходила значительно быстрее,
- отгрузки ускорялась существенно.
----
🎯 Вывод
Стандартный Акт сверки нужен бухгалтеру для баланса.
Но для принятия решений руководителем и переговоров с контрагентом он не неформативен.
График с историей обязательств показывает не «кто кому должен сейчас», а «кто и когда нарушал договоренности».
Вы перестаете быть «просителем» и становитесь понятным партнером с фактами на руках.
---
🔗 Больше инструментов для управления бизнесом - на моем сайте: vlsokolnikov.ru
----
🏆 Успехов Вам и вашему Бизнесу!