Одна моя знакомая владелица магазина косметики потеряла 200 тысяч рублей за месяц. Не из-за кризиса, не из-за конкурентов, а потому что закупала "на глаз". Товар, который считала хитом, залёживался полгода, а тот, что кончался внезапно, она не успевала дозаказать.
"Я же чувствую, что надо брать!" ,- говорила она. Чувство подвело.
Я предложила ей простую таблицу в Excel. Через месяц она сказала: "Это спасло мой бизнес".
Суть шаблона: от простого к сложному
Нам не нужен суперсофт. Достаточно Excel или Google Sheets. Главное - заложить правильную логику.
Шаг 1. Заносим исходные данные по каждому товару:
остаток на складе и что уже в пути;
сколько продаётся в среднем за день (считаем за последние 30–90 дней, чтобы сгладить сезонность);
срок поставки от заказа до прихода (в днях);
сколько дней страхового запаса вы хотите иметь (обычно 3–7 дней, зависит от надёжности поставщика).
Шаг 2. Пусть Excel посчитает "точку заказа".
Это остаток, при котором нужно срочно делать новый заказ. Формула:
Точка заказа = (Среднедневные продажи × Срок поставки) + (Среднедневные продажи × Страховой запас)
Пример: продаёте 10 штук в день, поставка идёт 5 дней, страховой запас — 3 дня. Точка заказа = 10×5 + 10×3 = 80 штук. Как только остаток опускается до 80 — заказывайте.
Шаг 3. Считаем, сколько заказывать сейчас.
Рекомендуемый заказ = Точка заказа − Остаток на складе − Товары в пути
Если получается отрицательное число - заказ не нужен, у вас избыток.
Шаг 4. Добавляем светофор.
Условное форматирование - это самое ценное. Настройте правило:
если остаток меньше точки заказа, ячейка становится красной (дефицит, срочно заказывать);
если остаток больше точки заказа в 2 раза, жёлтой (избыток, стоп-заказ);
всё остальное, зелёной (норма).
Теперь вы открываете таблицу и за 5 секунд видите: красные позиции требуют внимания, жёлтые - повод задуматься, зелёные можно не трогать.
Шаг 5. Прогноз на недели вперёд.
Для самых важных товаров добавьте колонки с прогнозом остатка на каждую следующую неделю. Формула:
=Остаток на начало недели − (Среднедневные продажи × 7) + Ожидаемые поставки
Если в какой-то неделе остаток уходит в минус - значит, вы уже знаете, когда будет дефицит, и можете заказать заранее.
Усложняем: добавляем сезонность и ненадёжных поставщиков
Базовый шаблон хорош, но жизнь сложнее. Я добавила два бонусных приёма.
Приём 1. Коэффициент сезонности. Если продажи в декабре в 2 раза выше, чем в июне, считайте средние продажи не за весь год, а за аналогичный период прошлого года. Или просто введите ручной коэффициент для каждого месяца.
Приём 2. Учёт задержек поставок. Если поставщик часто опаздывает, заложите в срок поставки не обещанные, а реальные дни с запасом. Например, поставщик говорит 5 дней, а фактически везёт 7 - ставьте 7. Или даже 10, если он нестабилен.
Пример из реальной жизни
У моего знакомого пекарня. Он вбил в шаблон 20 наименований ингредиентов. В первый месяц таблица показала, что по муке - избыток на 2 месяца, а по сливочному маслу - дефицит через 4 дня. Он срочно заказал масло, а закупку муки приостановил.
Через три месяца его складские запасы уменьшились на 35%, а денег на счетах стало больше на 200 тысяч. Просто потому, что он перестал закупать "на всякий случай".
У кого какой подход: держите максимум, чтобы не рисковать, или минимизируете, чтобы не замораживать оборотку?