"Мы втроём, а дел - на десятерых. Каждый хватается за всё, в итоге ничего не доделано".
Знакомо? В маленькой команде главный враг - не конкуренты, а непонимание, кто за что отвечает. Я прошла через это. Пока не ввела чёткое распределение ролей.
В команде из трёх человек каждая роль должна закрывать свой фронт. Универсалы - это миф, ведущий к хаосу. Расскажу, как мы разделили зоны и перестали тонуть.
Роль №1. Генератор идей и стратег (обычно это вы, собственник)
Кто это: человек, который видит картину целиком, ставит цели, привлекает ресурсы, берёт на себя ключевые переговоры и стратегические решения.
Что делает:
Определяет направление развития.
Ищет новые каналы продаж.
Контролирует финансы (вместе с аналитиком).
Берёт на себя сложных клиентов и партнёров.
Чего НЕ делает: не пишет посты, не собирает отчёты, не отвечает на типовые вопросы клиентов.
Главное правило: если вы в роли стратега делаете руками то, что может кто-то другой, - вы не стратег, а пожарный. А пожарные не строят бизнес, они его тушат.
Роль №2. Продавец и клиентский сервис
Кто это: человек, который общается с клиентами, обрабатывает входящие заявки, закрывает сделки, собирает обратную связь.
Что делает:
Отвечает на звонки и в чатах.
Проводит презентации и скрипты.
Ведёт базу клиентов (CRM).
Собирает отзывы и рекламации.
В нашей команде продавец пользуется "Скриптами продаж" и "Плейбуком отдела продаж" из канала.
Чего НЕ делает: не лезет в стратегию, не меняет цены без согласования, не ремонтирует компьютер.
Главное правило: продавец не должен думать, что сказать. У него должен быть готовый алгоритм.
Роль №3. Администратор и операционка
Кто это: человек, который отвечает за порядок, документы, закупки, логистику, рутину.
Что делает:
Выставляет счета и акты.
Контролирует дебиторку и платежи (совместно со стратегом).
Заказывает расходники.
Следит за сроками и дедлайнами.
В нашей команде администратор использует "Упрощённую CRM в Excel" для базы клиентов и "Чек-лист онбординга" для найма новых сотрудников (когда нас станет больше трёх).
Чего НЕ делает: не продаёт клиентам (если только нет особой договорённости), не принимает стратегических решений.
Главное правило: администратор - это человек, который избавляет стратега и продавца от рутины. Если он этого не делает - вы зря платите зарплату.
Как избежать пересечений: матрица RACI для троих
Мы ввели простую матрицу RACI на каждую задачу. В нашем случае:
R (Responsible) - кто делает.
A (Accountable) - кто принимает решение и подписывает (стратег).
C (Consulted) - кого консультируют перед действием.
I (Informed) - кого просто ставят в известность.
Пример: задача "подписать договор с новым поставщиком". R - продавец (собирает условия), A - стратег (подписывает), C - администратор (проверяет бюджет), I - все трое.
Когда у каждой задачи есть хозяин - исчезают "а я думала, это ты делаешь".
Что делать, если роли пересекаются или одна перегружена?
Я раз в месяц собираю "разбор полётов" на 15 минут. Каждый отвечает на три вопроса:
Что я сделал за неделю из своей зоны?
Где я перехватил чужую задачу?
Что мне мешает?
Если продавец жалуется, что заполняет документы - передаём часть администратору. Если администратор лезет в переговоры - возвращаем его к его зоне. Главное - не держать в себе, а проговаривать.
Главный итог: три роли - три кита
В команде из трёх человек хаос начинается там, где каждый считает себя универсалом. Назначьте:
Стратега (вы) - видит цель.
Продавца - общается с клиентами.
Администратора - держит порядок.
Разделите зоны, пропишите, кто за что отвечает (хотя бы на листе бумаги), и перестаньте хвататься за всё подряд. И тогда из хаоса родится система.
Было полезно?
👍 Поставьте лайк - это лучшая обратная связь для меня.
📩 Подпишитесь на канал "БизнесБокс" - здесь я каждый день показываю, как перевести бизнес на цифру без стресса. Шаблоны, чек-листы, готовые системы - для тех, кто устал от бумажного хаоса.