Базовые принципы
Уважайте время партнёра. Пишите кратко и по делу: лучше одно ёмкое сообщение, чем серия из 5–7 коротких.
Соблюдайте деловой тон. Даже в мессенджере это переписка с бизнес‑партнёром, а не с другом.
Не обсуждайте в СМС юридически значимые вещи. Договоры, финальные условия, штрафы и обязательства согласовывайте на встрече, по email или в официальном документе, а в СМС можно фиксировать только предварительные договорённости.
Сохраняйте переписку. В спорных ситуациях история сообщений может быть доказательством.
Практические правила
Начните с вежливого приветствия и представления, если это первое сообщение или вы редко общаетесь: «Здравствуйте, [Имя], это [Ваше имя] из [компания]. По вопросу [тема]…»
Сразу обозначайте суть. Первые 1–2 предложения — главное: «Предлагаю согласовать дату встречи по проекту X. Есть окно во вторник в 15:00».
Избегайте сленга, аббревиатур и жаргона, если не уверены, что партнёр их понимает.
Пишите грамотно. Ошибки и опечатки снижают доверие. Перед отправкой перечитайте текст.
Используйте форматирование, чтобы сообщение было читаемым: короткие абзацы, списки, выделение ключевых дат/цифр.
Пример:
Тема: согласование сроков поставки
Планируемая дата: 12.09
Объём: 500 шт.
Подтверждаете?
Минимизируйте эмодзи. В деловой переписке они часто выглядят неуместно. Допустимы 1 нейтральный (например, ✅), если это принято в вашей коммуникации.
Не пишите капсом, не ставьте много восклицательных знаков. Это воспринимается как давление или агрессия.
Выбирайте подходящее время. Избегайте сообщений поздно вечером, ночью и в выходные, если это не было заранее согласовано. Учитывайте часовой пояс партнёра.
Как формулировать разные типы сообщений. Запрос информации: «Подскажите, пожалуйста, статус по счёту №123? Если есть задержка — ориентировочные сроки?»
Предложение: «Есть возможность ускорить поставку на 2 дня при условии предоплаты 30%. Подскажите, подходит ли такой вариант?»
Напоминание: «Напоминаю, что срок согласования договора истекает завтра. Если нужно дополнительное время — дайте знать до 18:00.»
Отказ или перенос: «К сожалению, не смогу быть на встрече в четверг. Предлагаю перенести на пятницу в 11:00 или выбрать другое удобное для вас время»
Благодарность: «Спасибо за оперативный ответ и предоставленные данные — это сильно помогает в работе.»
Нюансы формата и поведения. Голосовые сообщения — только по согласованию. Если партнёр не привык к ним, голосовое может остаться непрослушанным.
Цепочка сообщений вместо одного целого раздражает. Соберите мысль и отправьте одним блоком.
Ну и конечно же помните,
вежливость и позитивный настрой, всегда важны.
