Есть несколько способов сэкономить на офисной бумаге — они подойдут и для небольшой команды, и для крупного офиса.
Как сократить расход бумаги. Печатайте двусторонне. Если принтер поддерживает автоматическую двустороннюю печать — включите эту опцию. Если нет — используйте ручную: сначала печатаете нечётные страницы, потом переворачиваете стопку и печатаете чётные. Это сразу сокращает расход примерно в 2 раза.
Проверяйте документ перед печатью и используйте «Предварительный просмотр». Так вы избежите перепечатывания из‑за ошибок, лишних страниц или «уехавшего» текста.
Оптимизируйте форматирование. Уменьшите поля, межстрочный интервал (до 1,15–1,5) и размер шрифта (12–14 pt), уберите лишние пустые строки. Часто так удаётся уместить текст на меньшее количество листов.
Минимизируйте печать черновиков и временных документов. Для заметок, правок и быстрых пометок используйте цифровые инструменты (Google Docs, Notion, OneNote и т. п.).
Используйте чистые стороны использованных листов. Листы с текстом только с одной стороны можно применять для черновиков, заметок, внутренних пометок. Это особенно полезно, если в офисе много распечаток отчётов, презентаций и т. д.
Переходите на электронный документооборот (ЭДО). Внутренние приказы, согласования, отчёты, протоколы встреч можно вести в электронном виде. Для юридически значимых документов используйте электронную подпись.
Отправляйте приглашения, анонсы и справочную информацию в цифровом виде. Вместо бумажных памяток и бюллетеней используйте корпоративный портал, чаты, email.
Контролируйте доступ к печати. В крупных офисах помогает настройка «вытягивающей печати»: документ отправляется на сервер, а распечатывается только после авторизации на конкретном принтере картой или PIN‑кодом. Это сильно снижает «случайные» распечатки.
Как экономить при покупке бумаги. Покупайте оптом. При заказе большого объёма цена за пачку заметно ниже.
Сравнивайте бренды и линейки. Бумага одной плотности (80 г/м²) у разных производителей может сильно отличаться по цене. Иногда чуть менее «яркая» бумага (с меньшим показателем белизны) стоит дешевле, но для внутренних документов разницы практически нет.
Рассмотрите бумагу из вторсырья. Она часто дешевле и вполне подходит для черновых распечаток, внутренних заметок и черновиков.
Следите за акциями и закупайтесь в периоды скидок. Многие поставщики дают дополнительные скидки при регулярных заказах или при подключении к программам лояльности.
Дополнительные меры
Ведите учёт расхода бумаги. Фиксируйте, сколько пачек уходит в месяц и на какие задачи (отчёты, рассылки, презентации и т. д.). Так проще найти «точки перерасхода».
Мотивируйте сотрудников. Можно ввести простые правила: «печатаем только то, что действительно нужно на бумаге» и поощрять самые экономные команды/отделы.
Сдавайте макулатуру. Если в офисе накапливается много ненужной бумаги, её можно сдать на переработку: это частично компенсирует расходы и снижает затраты на вывоз мусора.
И конечно же,
копейка рубль бережёт 🪙 А вы берегите себя!
